Kasutustingimused
1. Üldsätted:
1.1. Teenuse pakkuja:
Nimi: IAmAnn OÜ (edaspidi ANN)
Asukoht: Harju maakond, Tallinn, Põhja-Tallinna linnaosa, Jahu tn 14-129, 10416
Registrikood: 16899965
Kontaktandmed: info@minuaastaaruanne.ee
1.2. Teenuse saaja ja kasutaja:
Teenuse saaja on juriidiline isik (edaspidi Klient), kelle majandusaasta aruande koostamiseks Teenust kasutatakse.
Kliendil on õigus saada teenust vastavalt käesolevatele kasutustingimustele (edaspidi Tingimused).
Teenuse kasutaja on Kliendi nimel tegutsev eraisik, kes registreerub antud teenuse kasutamiseks.
Teenuse kasutaja on kohustatud kasutama teenust seaduslikult ja heauskselt.
Teenuse kasutaja on kohustatud mitte edastama oma ligipääsuandmeid kolmandatele isikutele.
Teenuse kasutaja on kohustatud teavitama ANNi viivitamatult teenuse kasutamisel ilmnevatest probleemidest.
2. Teenus:
2.1. Teenuse nimi:
ANN - veebipõhine majandusaasta aruannete koostamise tööriist mikroettevõttele*.
*Mikroettevõte on osaühing, mis vastab aruandeaasta bilansipäeval järgmistele tingimustele:
varad kokku kuni 175 000 eurot. See summa hõlmab kõiki ettevõtte omanduses olevaid väärtusi, nagu raha, nõuded ostjate vastu, varud ning põhivara.
kohustised ei ole suuremad kui omakapital. See tähendab, et ettevõtte võlad ei tohi ületada tema omakapitali, mis on tema varade ja võlgade vahe.
müügitulu on aruandeaastal kuni 50 000 eurot. See summa hõlmab kõiki ettevõtte müügist saadud tulusid.
ettevõttel on üks osanik, kes on ka juhatuse liige. See tingimus eristab mikroettevõtet tavalisest osaühingust, kus osanikke ja juhatuse liikmeid saab olla mitu.
NB! Pane tähele, et esimesel kahel aruande perioodil võib mikroettevõtte aastaaruande esitada ka mitme osanikuga ettevõte, juhul kui üks osanikest on ka juhatuse liige ning ettevõte vastab muus osas mikroettevõtte kriteeriumitele. Alates kolmandast aruandeaastast tuleb kahe ja enama osanikuga ettevõttel esitada väikeettevõtte majandusaasta aruanne.
2.2. Teenuse kasutamise tingimused:
Klient ei ole koostatava majandusaasta aruande perioodil:
käibemaksukohuslane;
maksnud töötasusid ja/või dividende;
saanud ja/või andnud laenu.
Teenuse kasutaja peab end autentima Smart-ID, mobiil-ID või ID-kaardi abil.
Klient kasutab järgmisi EUR pangakontosid või makselahendusi:
Swedbank
LHV Pank
SEB Pank
Coop Pank
Wise
Revolut
Teenus ei sobi kasutamiseks juhul kui Kliendil on pangakonto mõnes muus, mitte eelpool loetletud pangas või finantsteenuse pakkuja juures.
Teenus sobib kasutamiseks ka siis, kui Kliendil ei ole pangakontot.
Pangakontod peavad olema eurodes.
2.3. Teenuse kirjeldus:
ANN on veebipõhine platvorm (edaspidi Platvorm) mikroettevõtja aastaaruande koostamiseks ja esitamiseks kooskõlas Eesti Vabariigi seadustele.
Platvormi eesmärk on genereerida sisestatud info põhjal aastaaruandeks vajalik XBRL-fail, mille Klient või tema poolt volitatud isik saab e-äriregistrisse üles laadida. Loodud fail sisaldab järgmist informatsiooni:
Bilanss
Kasumiaruanne (skeem 1)
Lisa 1: Arvestuspõhimõtted
Lisa 2: Tööjõukulud
Lisa 3: Seotud osapooled
2.4. Teenuse kasutamiseks tuleb:
Teenuse kasutajal end autentida Smart-ID, mobiil-ID või ID-kaardi abil.
Leida ettevõtte nime või registrikoodi sisestamisel ettevõte, kellele aruannet soovitakse teha. Platvorm on liidestatud e-äriregistriga ning otsingut teostatakse vastava liidestuse teel.
Valida aruande periood, mille kohta aruannet koostama hakatakse. E-äriregistrist tehakse päring vastava aruande perioodi algsaldodele.
Tasuda teenuse eest ühekordset tasu vastavalt hinnakirjale. Hind sisaldab ühe aruande koostamist ühele ettevõttele.
Laadida ülesse teenuse saaja pangakonto väljavõte ja määratleda tehingute sisu.
Sisestada pangakonto välised tehingud vastavalt platvormi juhendile.
Kontrollida sisestatud andmete põhjal loodud aruanded- bilanss ja kasumiaruanne.
Laadida alla XBRL-fail, mis on valmis e-äriregistrisse üleslaadimiseks.
Platvormi poolt loodud XBRL-fail esitada e-äriregistrile. Soovi korral võib kasutaja aruande kustutada. Platvorm kustutab kõik aruanded 3 aasta möödumisel nende loomisest.
3. Abiinfo:
Platvorm on tehniline tööriist ning osaühingu raamatupidamist korraldab juhatus. Vajadusel konsulteeri raamatupidajaga.
Teisi dokumente (müügiarved, kuluarved, tšekid) ei pea ega saa Platvormile salvestada, aga need on vajalikud tehtud kulude õigustamiseks. Juhatuse liige vastutab ettevõttega seotud dokumentide olemasolu ja säilitamise eest.
Platvormile sisestatud andmete tulemusel koostatud bilanss vastab e-äriregistri bilansi skeemile, see tähendab, et bilansiread on esitatud koondsummadena.
4. Andmete töötlemine, säilitamine ja turvalisus:
Kõik aastaaruande koostamiseks vajalikud andmed on Kliendi omand ja Platvorm toimib üksnes teenuse kasutaja sisestatud andmete töötlejana.
Klient on kohustatud tagama, et kõik platvormile laaditud andmed on õiged, täielikud ja seaduslikud ning vastutab andmete õigsuse eest, sh Kliendi nimel Platvormi kasutava isiku poolt sisestatud andmete õigsuse eest.
Platvorm toimib andmete töötlejana ja võimaldab luua andmete põhjal finantsaruandeid. Platvormile laetavate andmete hulka kuulub pangaväljavõte, mis võib sisaldada isikuandmeid (isikute nime ja pangakontot). Kasutaja poolt platvormile laetavate isikuandmete vastutav töötleja on Klient ja volitatud töötleja on ANN.
Teenuse eest maksete teostamiseks kogub ja edastab ANN makse teostamiseks vajalikud andmed (nagu Kliendi nimi, pangakontonumber) volitatud töötlejale Maksekeskus AS.
Kõik andmed salvestatakse krüpteeritud kujul.
Loodud andmetele on juurdepääs vaid Kliendil ja tema nimel tegutseval kasutajal, kes andmed lõi. Teised kasutajad, sealhulgas teenusepakkuja töötajad, ei saa ilma kasutaja loata andmetele ligi pääseda.
Süsteemile teostatakse regulaarset turvanõrkuste kontrolli.
Andmed on varundatud.
Teenusepakkuja säilitab süsteemis andmeid kuni kasutaja poolse kustutamiseni, kuid mitte kauem kui 3 aastat alates andmete sisestamisest.
Kasutajal on igal ajal õigus kustutada loodud sisu ja paluda kasutajakonto kustutamist saates vastav avaldus aadressile info@minuaastaaruanne.ee
Kasutajakonto kustutamisel kustutatakse andmebaasist kõik selle kontoga seotud andmed, sealhulgas:
Kasutaja profiili andmed;
Loodud sisu ja aruanded;
Laetud failid (nt pangaväljavõtted);
E-äriregistrist päritud andmed.
Aruande kustutamisel kustutatakse andmebaasist kõik selle aruandega seotud andmed, sealhulgas:
Ülesse laetud pangakonto failid;
Aruande andmed;
Aruandesse lisatud tekst ja kommentaarid;
Aruandega seostatud failid.
5. Leping ja kehtivus:
Käesolevad Tingimused koos lisadega moodustavad lepingu ANNi ja Kliendi vahel.
Teenuse eest tasudes nõustub Klient käesolevate Tingimustega ning leping Kliendi ja teenuse pakkuja vahel loetakse sõlmituks.
Kehtivad Tingimused on avaldatud ANNi veebilehel www.minuaastaaruanne.ee (edaspidi Veebileht).
ANNil on õigus Tingimusi ette teatamata muuta, muudetud Tingimused jõustuvad hetkest, mil need on avaldatud Veebilehel.
6. Teenuse eest maksmine ja tühistamine:
Veebipoes müüdavate toodete hinnad on märgitud toodete juurde. Kõik veebipoes müüdavate kaupade hinnad on eurodes.
Makseid vahendab Maksekeskus AS.
Makseviiside loetelu: Swedbank, SEB, LHV, Luminor, Coop Pank, Citadele, Revolut, N26.
Teenuse arve koostatakse teenuse saajale.
Ettevõttel, kellel on vaja esitada rohkem kui üks aastaaruanne, tuleb iga aruande eest tasuda eraldi tasu.
Lisatavate pangaväljavõtete arv ei ole piiratud ja teenuse hind ei sõltu sellest.
Maksmine tuleb teostada enne teenuse kasutamist.
Juhul, kui tehnilistel põhjustel teenust ei saa kasutada ning ANN ei ole 30päeva jooksul alates veateate edastamisest probleemi lahendanud, on Kliendil õigus makstud tasu tagastamisele.
Tegemist on ühekordse ostuga ning tellimust ei saa tühistada pärast makset, kui selgub, et teenus ei sobi Kliendile.
7. Vastutus:
ANN ei vastuta teenuse katkestuste ega andmete kadumise eest, mis on põhjustatud asjaoludest, mis ei ole ANNi kontrolli all.
Klient on täielikult vastutav oma andmete õigsuse ja seaduslikkuse eest ning sellest tulenevalt Paltvormis loodava sisu eest.
8. Andmekaitse ja isikuandmete töötlemise põhimõtted
8.1. Vastutava töötlejana tegutsemisel, st oma Kliendi isikuandmete kogumisel ja töötlemisel (nt Kliendi esindaja nimi ja e-posti aadress kasutajakonto loomiseks), töötleb ANN isikuandmeid vastavalt oma andmekaitsetingimustes toodule https://app.minuaastaaruanne.ee/et/pages/privacy.
8.2. Teenuse kasutamisel loetakse Klienti Platvormi kaudu üles laaditud, sisestatud, loodud või muul viisil teenuse kasutamisel kättesaadavaks tehtud isikuandmete vastutavaks töötlejaks ning ANNi selliste isikuandmete volitatud töötlejaks, kes töötleb isikuandmeid vastavalt Kliendiga sõlmitud andmetöötluslepingule, mis on kasutustingimuste lisaks nr 1 ja moodustab selle lahutamatu osa.
9. Vaidluste lahendamine:
Käesolevast lepingust tulenevad vaidlused lahendatakse poolte vahel Eesti Vabariigi seaduste kohaselt.
10. Lõppsätted:
Platvorm on mikroettevõtte aastaaruande koostamiseks mõeldud veebipõhine tööriist. Platvorm ise ega ANN ei paku raamatupidamisteenuseid. Vajadusel konsulteerige raamatupidajaga.
Teenuse sobivuse kinnitamiseks ja Tingimustega tutvumiseks uuri täpsemalt KKK https://minuaastaaruanne.ee/faq või pöördu info@minuaastaaruanne.ee poole.
Lisa 1 - Andmetöötlusleping
Andmetöötlusleping
Käesolev andmetöötlusleping on sõlmitud IAmAnn OÜ (edaspidi ANN) ja Kliendi vahel ning moodustab koos kasutustingimustega (edaspidi käesolevas andmetöötluslepingus nimetatud Tingimused) lepingu ANNi ja Kliendi vahel ning on andmetöötlusleping Kliendi kui vastutava töötleja ning ANNi kui volitatud töötleja vahel GDPR-i Artikkel 28 tähenduses (Klient ja ANN edaspidi käesolevas andmetöötluslepingus ühiselt Pooled ja kumbki eraldi ka Pool).
Arvestades, et:
(A) Selles andmetöötluslepingus kasutatud suure algustähtedega terminitel on neile Tingimustes antud tähendus, kui andmetöötluslepingus endas ei ole sätestatud teisiti;
(B) GDPR tähendab isikuandmete kaitse üldmäärust (EL) 2016/679, mida rakendatakse alates 25. maist 2018;
(C) Teenuse kasutamisel loetakse Klienti ANNi veebiplatvormi (edaspidi Platvorm) kaudu üles laaditud, sisestatud, loodud või muul viisil teenuse kasutamisel kättesaadavaks tehtud isikuandmete vastutavaks töötlejaks ning ANNi selliste isikuandmete volitatud töötlejaks, kes töötleb isikuandmeid vastavalt käesolevale andmetöötluslepingule;
leppisid Pooled kokku alljärgnevas:
1. Pooled kinnitavad, et kohustuvad järgima Platvormil ja/või teenuse kasutamisel töödeldavate isikuandmete (edaspidi isikuandmed) osas GDPR-ist ning muudest kohalduvatest isikuandmete kaitset puudutavatest õigusaktidest tulenevaid kohustusi (ANN volitatud töötleja kohustusi ja Klient vastutava töötleja kohustusi).
2. Klient kinnitab, et tal on kohane õiguslik alus Platvormil ja/või teenuses isikuandmete töötlemiseks, ta on vastavast töötlemisest andmesubjekte teavitanud ning tal on õigus volitada ANNi töötlema isikuandmeid vastavalt Tingimustes ning käesolevas andmetöötluslepingus sätestatule.
3. ANN kinnitab, et kohustub volitatud töötlejana töötlema isikuandmeid kooskõlas käesoleva andmetöötluslepingu, Tingimuste, GDPR-i ning muude kohalduvate isikuandmete kaitset puudutavate õigusaktidega.
4. Isikuandmete töötlemisel kohustub ANN:
4.1. töötlema isikuandmeid ainult Tingimuste alusel teenuste osutamiseks ja teenuste osutamiseks vajalikus ulatuses või muul viisil vastavalt Kliendi juhistele, mis on antud vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis;
4.2. informeerima Klienti, kui ANNi hinnangul Kliendi poolt antud juhise täitmine võiks kaasa tuua käesoleva andmetöötluslepingu või GDPR-i nõuete rikkumise;
4.3. rakendama mõistlikke tehnilisi ja organisatsioonilisi meetmeid, kaitsmaks isikuandmeid loata või ebaseadusliku töötlemise ning juhusliku või ebaseadusliku kaotsimineku, hävitamise, kahjustamise, muutmise või avalikustamise eest;
4.4. suunama kõik andmesubjektide (nt Kliendi töötajate, muude volitatud esindajate, jms) isikuandmetega seotud taotlused (nt taotlus isikuandmetele juurdepääsuks, isikuandmete parandamiseks, jne) või päringud Kliendile edasi ilma neile ise sisuliselt vastamata ning võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi, kohustub aitama võimaluse piires Kliendil kui vastutaval töötlejal asjakohaste tehniliste ja korralduslike meetmete abil täita Kliendi kohustust vastata taotlustele GDPR III peatükis sätestatud andmesubjekti õiguste teostamiseks;
4.5. hoidma isikuandmeid konfidentsiaalsena ning mitte avaldama neid kolmandatele isikutele, va kui Tingimustes või käesolevas andmetöötluslepingus on lubatud avaldamine teatud kolmandatele isikutele (nt alltöövõtjad);
4.6. tagama, et kõik ANNi töötajad, kes on seotud Kliendile teenuste osutamisega, on võtnud kohustuse hoida isikuandmeid konfidentsiaalsena;
4.7. tagama, et edastab isikuandmeid väljaspoole Euroopa Majanduspiirkonda ainult kooskõlas GDPRi V peatükis sätestatud tingimustega;
4.8. tegema kättesaadavaks teabe, mida Klient mõistlikult nõuab, et näidata GDPRi artikli 28 alusel Kliendi kui vastutava töötleja ja ANNi kui volitatud töötleja kohustuste täitmist;
4.9. üks kord kalendriaastas võimaldama Kliendil või tema volitatud professionaalsel nõustajal teostada isikuandmete töötlemise ja kaitsega seotud auditit;
4.10. teavitama Klienti viivitamatult kõigist andmekaitseintsidentidest ja võtma tarvitusele kõik mõistlikult vajalikud meetmed andmekaitseintsidendi tagajärgede kõrvaldamiseks / leevendamiseks, kui Klient pole andnud teistsuguseid juhiseid;
4.11. abistama Klienti GDPRi artiklites 32–36 sätestatud kohustuste täitmisel, võttes arvesse isikuandmete töötlemise meetodit ja ANNile kättesaadavat teavet;
4.12. kustutama või anonümiseerima andmetöötluslepingu lõppemisel või Kliendi nõudmisel kõik isikuandmed, välja arvatud juhul, kui ELi või Eesti seadused nõuavad andmete säilitamist ANNi poolt. Kui ANN on isikuandmete töötlemiseks kasutanud teisi volitatud töötlejaid, kohustab ta ka neid vastavateks toiminguteks.
5. Pooled lepivad kokku ka alljärgnevas:
5.1. Isikuandmete töötlemise kestus – Isikuandmete töötlemise kestus on Tingimuste alusel Kliendile teenuste osutamise aeg;
5.2. Andmesubjektid – töödeldavad isikuandmed võivad hõlmata järgmiseid andmesubjektide kategooriaid: Platvormi üleslaaditavates Kliendi pangakonto väljavõtetest nähtuvad füüsilised isikud nagu näites Kliendi töötajad, kliendid, teenuseosutajad, laenuandjad, laenusaajad või muud Kliendi majandustehingute pooleks olevad isikud;
5.3. Isikuandmete kategooriad – töödeldavad isikuandmed võivad hõlmata järgmisi kategooriaid: ees- ja perekonnanimi, isikukood, pangakonto number, isikule tehtud makse summa, isikult saadud makse summa aga ka muud Kliendi majandustehingutega seotud infot, mida Klient ise Platvormile sisestab;
5.4. Töötlustoimingud ja eesmärk – isikuandmeid töödeldakse Platvormil Kliendi majandusaasta aruande genereerimiseks vastavalt kehtivale seadusandlusele.
6. Nõustudes käesoleva andmetöötluslepingu tingimustega, annab Klient ANNile üldise loa (GDPR artikli 28 lõike 2 tähenduses) kaasata teenuse osutamiseks ja selleks vajalikus mahus isikuandmete töötlemiseks alltöötlejaid. Ann teavitab Klienti e-posti teel kõigist kavandatavatest muudatustest seoses uute alltöötlejate lisamisega või olemasolevate asendamisega, andes seeläbi Kliendile võimaluse sellistele muudatustele vastuväiteid esitada. Kliendi vastuväite esitamiseks teavitab Klient ANNi 7 päeva jooksul e-posti teel arvates vastava teate saamisest ANNilt. Kui Klient esitab vastuväiteid uuele alltöötlejale, eelmises lauses sätestatud viisil, teeb ANN mõistlikke jõupingutusi, et teha Kliendile Platvormi/teenuse kasutamine kättesaadavaks viisil, mis väldib isikuandmete töötlemist uue alltöötleja poolt, kelle suhtes vastuväide esitati, Klienti põhjendamatult koormamata. Kui ANN ei suuda sellist muudatust mõistliku aja jooksul, mis ei tohi ületada 30 päeva, kättesaadavaks teha, võib Klient lepingu ühepoolselt lõpetada.
7. Volitatud töötlejad, keda ANN antud hetkel teenuste osutamiseks, sh isikuandmete töötlemiseks, kasutab ja kelle kasutamisega Klient nõustub, on:
- Mindworks Industries OÜ (Eesti) – Platvormi arendus, tugiteenused.
Mõned meie alltöötlejad võivad asuda väljaspool Euroopa Liitu, kuid mistahes andmete edastused on alati kaetud vajaliku andmekaitsemehhanismiga (nt Euroopa Komisjoni poolt kehtestatud tüüptingimustega)
8. Seoses küsimustega, mida Pooled ei ole käesolevas andmetöötluslepingus reguleerinud, nt. kohalduv seadus, vaidluste lahendamine, vastutus jms, kohaldatakse Tingimuste sätteid.