IAmAnn OÜ (edaspidi IAmAnn või meie) opereerib Mindworks Industries OÜ (edaspidi Mindworks) poolt arendatud veebipõhist majandusaasta aruannete koostamise tarkvara (edaspidi ANN), mis aitab mikroettevõtetel kiiresti ja lihtsalt koostada majandusaasta aruandeid. Seega on meie klientideks juriidilised isikud (edaspidi Klient), kes on veebilehel ANN (minuaastaaruanne.ee) aktsepteerinud meie kasutustingimused. Isikuandmeteks, mida IAmAnn vastutava töötlejana kasutab on juriidilise isiku nimel meiega suhtlevate ja/või meie teenuseid kasutavate inimeste (edaspidi Teie) (nt Kliendi juhatuse liige, töötaja või muu volitatud esindaja) andmed.

Nendes andmekaitsetingimustes selgitame, kuidas me kliendisuhte käigus Teie isikuandmeid (edaspidi ka andmed) kasutame, juhul kui meie oleme andmete vastutavaks töötlejaks (vt mõiste definitsiooni all) GDPRi tähenduses.

Meil on õigus andmekaistetingimusi ühepoolselt muuta, juhul kui muutuvad isikuandmete töötlemist ja kaitset reguleerivad õigusaktid või meie enda andmetöötlus. Muudatuste tegemisest teavitame 1 kuu enne muudatuste jõustumist meie veebilehel. Andmekaitsetingimuste uusim verisoon on alati kättesaadav meie veebilehel https://minuaastaaruanne.ee/privacy .

Mõisted

Selleks, et te meie andmekaitsetingimusi paremini mõistaksite, selgitame peamisi andmekaitsega seotud termineid, mida siin kasutame.

GDPR on  Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärus (inglise keeles: general data protection regulation, (EU) 2016/679), mida kohaldatakse kõigis Euroopa Liidu liikmesriikides.

Isikuandmed on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku (andmesubjekti) kohta; tuvastatav on selline füüsiline isik, kelle saab otseselt või kaudselt kindlaks teha nime, isikukoodi, asukohateabe, võrguidentifikaatori või selle füüsilise isiku ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal.

Töötlemine on isikuandmete või nende kogumitega tehtav igasugune toiming, nagu näiteks kogumine, dokumenteerimine, korrastamine, struktureerimine, säilitamine, kohandamine või muutmine, päringute tegemine, lugemine, kasutamine, edastamise, levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel avalikustamine, ühitamine või ühendamine, piiramine, kustutamine või hävitamine.

Vastutav töötleja on isik, kes otsustab, miks ja kuidas isikuandmeid töödeldakse.

Volitatud töötleja on isik, kes töötleb isikuandmeid vastutava töötleja nimel ja tema juhiste (andmetöötluslepingu) alusel.

Need isikuandmete töötlemise tingimused kohalduvad, kui: 

• kasutate ANNi Kliendi esindajana Kliendi nimel;

• suhtlete meiega, kuna olete Kliendi või potentsiaalse Kliendi esindaja või kontaktisik;

• esitate lihtsalt infopäringu meie veebisaidi kaudu või e-kirja teel.

1. Isikuandmete vastutav töötleja

IAmAnn OÜ

Aadress: Harju maakond, Tallinn, Põhja-Tallinna linnaosa, Jahu tn 14-129, 10416

Registrikood: 16899965

E-mail: info@minuaastaaruanne.ee

2. Mis tüüpi isikuandmeid me kogume ja millistest allikatest me neid saame?

Nagu eespool öeldud, on IAmAnn B2B ettevõte, seega kasutame Teie isikuandmeid peamiselt Kliendiga suhtlemiseks teenuste osutamise eesmärgil. Seega põhineb Teie isikuandmete töötlemine meie õigustatud huvil - Teie olete esindaja, kelle kaudu meie Klient meiega suhtleb ja vastupidi.

Meie teenuseid kasutades esitate meile tavaliselt järgmised andmed: Teie ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress, isikukood, positsioon ettevõttes (st meie Kliendi juures). Te võite seda teavet anda, kui registreerute ANNi kasutajaks, kui kasutate meie teenuseid ANN veebiplatvormi kaudu, kui annate meile tagasisidet või jätate meile sõnumi, et Teiega ühendust võtta või muul viisil meiega ise ühendust võttes.

Eeldame, et sellised andmed on mõeldud töö- ja ärialaseks suhtlemiseks ja nende hulgas ei ole privaatseid kontaktandmeid.

Automaatselt kogutavad andmed: Kui kasutate ANNi teenuseid meie Kliendi töötajana või muu volitatud esindajana Teile loodud kasutajakonto kaudu või külastate meie veebisaiti, võime salvestada Teie seadmest automaatselt teatud teavet, kasutades erinevaid tehnoloogiaid, näiteks küpsiseid (cookies) ja veebimajakaid (web beacons). Automaatselt kogutud andmed võivad sisaldada järgmist: IP -aadressid (kasutaja asukoha määramiseks), teave brauserite ja kasutaja seadme kohta, sirvimistegevus erinevatel saitidel, lehtedel või muul sisul, mida te teenuses vaatate või millega suhtlete, kuupäevad ja kellaajad teenuse külastamine, juurdepääs või kasutamine. Nimetatud andmeid kasutab ANN õigustatud huvi alusel selleks, et teenuste kvaliteeti parandada ja teenuseid arendada ning ANN platvormi omanik ja arendaja Mindworks õigustatud huvi alusel selleks, et analüüsida ANN platvormil teenuse kättesaadavust ja toimimist ning seeläbi arendada platvormi uute funktsionaalsuste, tunnuste (feature), jms lisamisega – selles osas on andmete vastutavaks töötlejaks Mindworks.

Andmed avalikest allikatest: Samuti võime koguda teavet Kliendi kohta avalikest allikatest, näiteks äriregistritest, krediidiregistritest, kliendi taustainfo ja krediidiinfo kontrollimiseks ning seeläbi saada andmeid ka Klienti esindavate isikute osas (nt juhatuse liikmed).

Kliendi poolt ANNi vahendusel kogutavad andmed: Teenuste kasutamisel laadivad ja töötlevad meie Kliendid (s.o ettevõtted, mida Teie esindate/mille heaks töötate) mitmesuguseid finantsandmeid meie ANNi platvormi kaudu, sellised andmed võivad sisaldada ka Kliendi töötajate, klientide või muu füüsilisest isikust koostööpartneri isikuandmeid. Sellised isikuandmed on meie Kliendi kontrolli all ja IAmAnn töötleb isikuandmeid ainult sellisel eesmärgil ja ulatuses, mis on vajalik Kliendile teenuste osutamiseks. Sellisel juhul tegutseme meie vastavalt Kliendiga sõlmitud andmetöötluslepingule andmete volitatud töötlejana.

3. Mis eesmärgil ja millisel õiguslikul alusel me Teie andmeid töötleme?

Nagu eespool selgitatud, kasutame Teie andmeid peamiselt teenuste osutamiseks, mille Klient, keda esindate, on meilt tellinud, ja suhtlemiseks Kliendiga, keda esindate või kelle nimel meie teenuseid kasutate. Seega kasutame Teie andmeid (i) oma Kliendiga sõlmitud lepingu täitmiseks (kasutaja tuvastamine, lepinguga seotud suhtlus kliendiga, jne); (ii) äritegevuseks (teenuste haldamine, hooldamine, funktsioonide täiustamine), (iii) äriarenduseks (kasutusstatistika, eelistuste, uute teenuste ja toodete arendamise suundumuste analüüs), (iv) turundus (meie teenuste ja toodetega seotud uudised ja pakkumised). 

IAmAnn poolt ülaltoodud eesmärkidel andmete töötlemise õiguslikuks aluseks on meie õigustatud huvi - peame suhtlema juriidilise isikuga ja kui te tegutsete Kliendi esindajana ja eeldame, et huvide tasakaal on olemas ja me ei tegutse vastuolus Teie huvide, õiguste ega vabadustega. Kui isikuandmete töötlemine põhineb õigustatud huvil, on andmesubjektil ehk Teil alati õigus sellisele töötlemisele vastuväiteid esitada. Vastuväite esitamisel, teavitame oma Klienti, paludes meile anda uus kontaktisik või kommenteerida Teie vastuväidet muul viisil. 

Seoses Teie töö või vastutusvaldkonnaga võime vahel edastada Teile otseturunduspakkumisi ja – teateid näiteks juhul, kui Teie tööandjaks olev ettevõte on meie Klient või kui olete oma ettevõtte esindajana tellinud varasemalt meie teenuseid. Ka selline otseturundusega seotud tegevus toimub meie õigustatud huvi alusel. Kui Te meilt selliseid otseturundussõnumeid saate, on Teil alati õigus neist keelduda, klõpsates sõnumi lõpus olevat loobumislinki.

4. Kellele võime Teie andmeid avaldada?

IAmAnn´is on Teie isikuandmed kättesaadavad ainult neile töötajatele, kes vajavad andmeid oma tööülesannete täitmiseks (nn teadmisvajaduse alusel). Väljaspool IAmAnn´i võime vajalikus mahus jagada Teie andmeid järgmiste isikutega järgmistel juhtudel:

• Teenuse pakkujad: Teie andmed võivad olla kättesaadavad isikutele, kes pakuvad meile teenuseid ja töötlevad Teie andmeid meie nimel (meie volitatud töötlejad)  ja ulatuses, mis on vajalik selliste teenuste osutamiseks. Nende hulka kuuluvad näiteks ANN platvormi omanik ja arendaja, kes pakub teenuse tehnilist tuge, andmete majutuse ja varundamise teenuse pakkujad; raamatupidamise, arvete esitamise, kasutajatoe ja analüütika tarkvara pakkujad; arendus- ja turundusteenuste pakkujad.

• Avaliku võimu organid ja valitsusasutused (nt PPA, Andmekaitse Inspektsioon): me avaldame Teie andmeid ainult siis ja sellises ulatuses, kuivõrd oleme seadusega kohustatud seda tegema.

• Professionaalsed nõustajad: meil võib olla vajadus jagada Teie andmeid oma professionaalsete nõustajatega nagu näiteks audiitorid, advokaadid.

• Kolmandad isikud seoses ettevõtte tehingutega: Võime Teie andmeid jagada kolmandate isikutega seoses IAmAnn tehingutega, näiteks seoses IAmAnn osaluse või selle vara müügiga teisele ettevõttele. Samuti ühisettevõtte loomise, ühinemise või muu ümberkorraldamise kontekstis.

Üldreeglina me ei hoia Teie isikuandmeid väljaspool Euroopa majanduspiirkonda ega edasta andmeid väljaspoole Euroopa majanduspiirkonda. Juhul, kui see osutub siiski vajalikuks, siis järgime GDPRi 5. peatükis sätestatud nõudeid.

5. Kui kaua me Teie andmeid säilitame?

Säilitame Teie andmeid nii kaua, kui see on vajalik nendes andmekaitsetingimustes kirjeldatud töötlemise eesmärkide saavutamiseks ja seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks, nt:

• säilitame kõiki kasutajakonto andmeid seni kuni Klient on aktiivne kasutaja ja 6 kuud pärast seda;

• säilitame potentsiaalse Kliendi pöördumisega seotud andmeid 12 kuud;

• oleme seadusega kohustatud säilitama arve andmeid ja nende aluseks olevaid dokumente 7 aastat;

• säilitame teavet meie ja meie kliendi vaheliste juriidiliste tehingute kohta tsiviilnõuetele kehtestatud seaduses sätestatud aegumistähtaja jooksul (3 aastat, tahtliku rikkumise korral 10 aastat), et saaksime end kaitsta mis tahes juriidiliste nõuete eest ja esitada enda kaitseks õigusnõudeid.

Kui soovite oma isikuandmete säilitamise kohta rohkem teada saada, saatke päring käesolevate isikuandmete töötlemise tingimuste punktis 1 toodud e-posti aadressile.

6. Millised on Teie õigused seoses oma andmetega?

Õigus andmetega tutvuda – Teil on õigus teada, milliseid andmeid Teie kohta kogume, millisel eesmärgil neid töötleme, kellele andmeid avaldame, kui kaua andmeid säilitame ning millised on Teie õigused seoses isikuandmete töötlemise piiramise, andmete parandamise, kustutamise ja töötlemisega. Teie taotlusele vastamiseks peame kõigepealt tuvastama Teie isiku, et vältida andmete jagamist volitamata isikutele. Meil on õigus vastata Teie taotlusele 30 päeva jooksul.

Õigus andmete parandamisele – Teil on õigus nõuda teid puudutavate isikuandmete parandamist, juhul kui need on ebaõiged või mittetäielikud.

Õigus andmete kustutamisele – teatud juhtudel on teil õigus nõuda, et me Teie isikuandmed kustutaksime, seda eelkõige siis, kui Teie andmete töötlemise aluseks on Teie poolt antud nõusolek ja Te võtate selle tagasi.

Õigus töötlemise piiramisele –  Teil on teatud juhtudel õigus keelata või piirata oma isikuandmete töötlemist teatud ajaks (nt kui olete esitanud vastuväite andmetöötluse osas).

Õigus esitada vastuväiteid – Teil on õigus esitada vastuväiteid sellisele andmete töötlemisele, mille aluseks on IAmAnn õigustatud huvi. Vastuväite esitamisel lõpetab IAmAnn Teie  isikuandmete töötlemise, v.a juhul kui tõendame, et Teie isikuandmeid töödeldakse mõjuval õiguspärasel põhjusel, mis kaalub üles Teie kui andmesubjekti huvid, õigused ja vabadused või õigusnõuete koostamise, esitamise või kaitsmise eesmärgil. Samuti on teil õigus igal ajal esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele otseturunduse eesmärgil. Sellise vastulause saamisel lõpetame teie isikuandmete töötlemise otseturunduse eesmärgil.

Õigus andmete ülekandmisele – juhul, kui Teie isikuandmete töötlemine põhineb Teie nõusolekul või meiega sõlmitud lepingul ja andmeid töödeldakse automatiseeritult, siis on teil õigus saada struktureeritud, üldkasutatavas vormingus ning masinloetaval kujul teid puudutavaid isikuandmeid, mida olete meile esitanud. Samuti on teil õigus nõuda, et IAmAnn edastaks andmed otse teisele teenusepakkujale, kui see on tehniliselt võimalik (st teine teenusepakkuja on võimeline neid edastataval kujul vastu võtma).

Kui soovite mõnda eespool nimetatud õigust kasutada, palun võtke meiega ühendust isikuandmete töötlemise tingimuste punktis 1 toodud e-posti aadressil. 

Selguse huvides, käesoleva punkti 6 sätteid ei kohaldata isikuandmete suhtes, mida IAmAnn töötleb oma Klientide nimel volitatud töötlejana, need on näiteks andmed, mille Klient sisestab IAmAnn teenuseid kasutades ANNi tarkvarasse. Sellisel juhul on Teie isikuandmete vastutavaks töötlejaks meie Klient ja isikuandmeid töödeldakse vastavalt Kliendi andmekaitsetingimustele. Seetõttu tuleks kõik vastavad andmesubjekti taotlused esitada otse IAmAnn Kliendile.

7. Õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile ja kohtule

Kui soovite täiendavat informatsiooni seoses oma isikuandmetega või õiguste kasutamisega, siis palun võtke meiega ühendust isikuandmete töötlemise tingimuste punktis 1 toodud e-posti aadressil.

Kui leiate, et Teie isikuandmete töötlemine rikub GDPRi nõudeid, siis on teil õigus pöörduda oma õiguste ja huvide kaitsmiseks Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.